Boah, wie laaangweilig – Bürozeugs. Nö, muss gar
nicht so sein. Ich bin auch nicht gerade ein Listenfan,
hab aber die Erfahrung gemacht, dass ich weniger Zeit
mit Administration zubringen muss, wenn ich mein
Office halbwegs vernünftig organisiere.

Und in der Außenwirkung macht es einfach einen deut-
lich professionelleren Eindruck, wenn terminliche Ver-
abredungen eingehalten werden und ihr euer – profes-
sionell gestaltetes (!) – Promotion-Material nicht ohne
Begleitkärtchen oder -brief rausschickt.

Im Folgenden also ein paar konkrete Tipps für die Pra-
xis:

Telekommunikation

Dass ihr mindestens eine Band-E-Mail-Adresse habt,
versteht sich eigentlich von selbst. Fast alle geschäftlichen
Kontakte laufen heutzutage über dieses Medium,
ohne geht wirklich gar nicht mehr.

Wenn möglich, versucht für die Band eine E-Mail-Adres-
se zu schaffen, die nicht über einen der Free-Provider
(gmx, web.de...) läuft. Mails mit Absender-Endungen
wie gmx.de, web.de o. Ä. landen bei vielen Empfängern
blöderweise oft gleich im Spam-Filter.

Wenn ihr eine eigene Website mit eigener Domain habt,
ist das aber sowieso kein Problem – bei jedem Hosting-
Paket, das ihr erwerbt, sind E-Mail-Adressen automa-
tisch dabei.

Na ja, und dass ihr regelmäßigen Zugang zu einem
Computer haben müsst, um die E-Mails zeitnah abzu-
rufen und zu beantworten, versteht sich inzwischen
wohl von selbst.

Auch für möglichst häufige telefonische Erreichbarkeit
solltet ihr sorgen. Hängt für die Zeiten, in denen ihr
nicht im Bandbüro seid, einen Anrufbeantworter hin-
ter euer Telefon. Besser noch: Legt eine automatische
Rufumleitung zu einem eurer Handys. Das bedeutet,
dass es im Bandbüro klingelt und das Gespräch auto-
matisch auf dem angegebenen Handy landet, wenn
nach einigen Klingelsignalen niemand dran geht. Dann
müssen eure Gesprächspartner nicht auf die Maschine
babbeln und dringende Sachen können wirklich sofort
besprochen werden.

Aber Vorsicht: Die Gesprächsgebühren für umgeleite
Anrufe sind recht teuer. Und zwar sowohl für den An-
rufer als auch für den Angerufenen. Haltet solche Ge-
spräche also möglichst kurz und ruft lieber zurück.

Und ob sich insgesamt eine Telefon-Flatrate für die
Band lohnt, müsst ihr einfach ausprobieren. Durch die
vielen E-Mails kann es sein, dass euer Telefonaufkom-
men so niedrig ist, dass ihr mit einem normalen Tarif
und Billig-Vorwahlen günstiger fahrt.

Über die Frage, ob man heutzutage noch ein Fax
braucht, lässt sich streiten. Ich find‘s ganz praktisch,
denn Verträge sollte man keinesfalls per E-Mail machen
und alles über die normale Post zu schicken, ist ja auch
lästig. Von solchen Dingen wie kurz vor Toresschluss
vom Veranstalter gefaxten statt rechtzeitig per Post
zurückgeschickten Veranstaltungsverträgen mal ganz
abgesehen, ohne deren Erhalt ihr ja sicher nicht losfah-
ren würdet – wenn ihr schlau seid. Und manchmal will
einem vielleicht jemand einen Presseartikel oder Ähnli-
ches zukommen lassen, der keinen E-Mail Account hat
oder der keine Lust hat, ihn einzuscannen. Dann bietet
sich ein Fax als Kommunikationsmedium auch an. Am
preisgünstigsten und Platz sparendsten fahrt ihr wahr-
scheinlich, wenn ihr das Faxen über eine Software löst
statt euch ein richtiges Faxgerät zu kaufen.

Büro-Organisation

Terminkalender der Band: Schreibt alle die Band betreffenden Daten rein. Zum einen die bereits fest gebuchten
Konzerte und Promo- oder sonstigen Business-Termine, sowie
die „Bleistift-Termine“, also z. B. optionierte Konzert-
Die Band intern Aufgabenverteilung in der Band
Termine, die ihr einem Veranstalter bereits als möglich
zugesagt habt, die aber noch nicht fest bestätigt sind. So
vermeidet ihr Doppelbuchungen und verhindert, dass
ihr vergesst, rechtzeitig nachzuhaken.

Notiert hier auch die Sperr-Termine einzelner Bandmit-
glieder. Das sind die Tage, an denen einer oder mehrere
von euch keine Zeit für die Band haben, weil Oma Ge-
burtstag hat oder sonst was. Es ist oft schwierig und
außerdem Energieverschwendung, einmal gebuchte
Termine umzubuchen. Und bei Konzertveranstaltern
oder Medien macht das überhaupt keinen guten Ein-
druck.

Computer und Peripherie

Ich werde hier ganz sicher keine Grundsatzdiskussion
zum Thema „Mac oder PC“ anfangen und auch keine
Tipps geben, welcher Computer in welcher Konfigura-
tion es denn sein sollte.

Wahrscheinlich ist das Gros von euch bummeli-
ge 15 bis 30 Jahre jünger als ich und schon mit
‘ner Mouse in der Hand auf die Welt gekommen.
Insofern werde ich mich hüten, euch was über
Computer erzählen zu wollen. Von mir gibt‘s
hier nur ein paar Praxis-Tipps, wie ihr die Kisten
für euer Band-Büro effizient nutzen könnt.

1. Räumt den Rechner auf. Und lasst ihn aufgeräumt.
   Packt alles übersichtlich in verschiedene
   Ordner, die vernünftige Bezeichnungen
   haben. Die Zeit, in denen Ordner- oder Dateinamen
   nur acht Zeichen haben durften und deshalb
   „gmfhtzhd“ oder so genannt wurden, heißt
   „Steinzeit“. Geht immer davon aus, dass im Krankheits-
   oder Urlaubsfall des eigentlich Zuständigen jeder aus
   der Band sich schnell auf dem Desktop zurechtfinden
   können muss.


2. Ihr braucht ein vernünftiges Bildbearbeitungs-
   programm. Die erste Wahl heißt natürlich Photoshop,
   kostet aber tüchtig. Allerdings kann man ältere Versi-
   onen davon, die auch schon fast alles können, günstig
   bei ebay oder so ‚schießen‘. Aber es gibt auch schon ganz
   nette Bildbearbeitungen gratis oder als Shareware.
   Merken: Bilder, die gedruckt werden sollen, sollten, zu-
   mindest in der Farb- oder Graustufenvariante immer
   mit 300 dpi (dpi = dots per inch) gespeichert werden.
   Für eine Online-Präsentation oder um sie per Mail rum-
   zureichen, reichen 72 dpi völlig aus.


3. Wenn sich jemand von euch mit grafischer Gestal-
   tung auskennt, wäre es gut, ein DTP-Programm (DTP =
   DesktopPublishing = Layoutprogramm) zu haben. In-
   Design von Adobe heißt die plattformübergreifende First
   Class, aber auch hier gibt‘s schon über Shareware einige
   „Economy Class“-Lösungen. Wenn keiner von euch
   Ahnung von Layout hat: Finger weg, nicht selber ma-
   chen, Profis suchen. Mit Glück im Freundeskreis fündig
   werden und ein schickes Bandinfo-Layout gegen ein
   Geburtstagsständchen tauschen oder die Layout-Ge-
   schichten tatsächlich vom Profi kaufen. Täuscht euch
   nicht darüber, wie wichtig das professionelle Aussehen
   eurer Promo-Materialien für euren Banderfolg ist.


4. Richtig cool wär‘s natürlich, wenn jemand von
   euch in html und css und am besten noch in php pro-
   grammieren könnte, dann könnt ihr eure Website selbst
   bauen und seid nicht auf die Hilfe von Profis angewie-
   sen. Wenn das nicht der Fall ist, rate ich dazu, keine
   normale Website zu erstellen, sondern einen Blog zu
   schreiben und einen cool gestalteten und regelmäßig
   gepflegten (!) MySpace-Account anzulegen. Das reicht
   völlig und ist oft sogar effizienter für eine Band als eine
   „normale“ Website.

Wer schreibt, der bleibt

Hier noch ein paar Tipps, wozu ihr euch möglichst immer
Notizen machen solltet:

Kontakt-Datenbanken – Wissenswertes über
Geschäftspartner: Legt per Excel, besser noch
per Access (auf dem PC, adäquate Programme
gibt‘s natürlich auf für den Mac) eine Datenbank
all eurer Businesskontakte an:

• Agenturen
• Berater
• Blogs
• Dienstleister
• Fans
• Freunde
• Hotels
• Kollegen (also andere Bands und Musiker)
• Lieferanten
• Locations
• Managements
• Musikverlage
• Online-Medien
• Passwords für die verschiedenen Foren und Portale
• Printmedien
• Radiosender
• Tonträgerfirmen
• TV-Sender
• Veranstalter u. m.

Legt die Datenbank so an, dass ihr sie jederzeit pro-
blemlos um weitere Tabellen und Felder ergänzen
könnt, ihr werdet feststellen, dass ihr am Anfang noch
nicht an alles denkt, worüber ihr später Informationen
bekommt, die ihr archivieren möchtet.

Von allen braucht ihr natürlich Vor- und Zuname des
Ansprechpartners, vielleicht seine Position/Funktion,
Name des Unternehmens, die Postanschrift, alle Tele-
fon-, Fax- und Handynummern, die E-Mail-Adresse
und die URL der Website.

Legt unbedingt ein „Wiedervorlage“-Feld mit an, in
dem ihr notieren könnt, wann ihr euren Business-Part-
ner wieder kontakten wollt, bzw. wann er sich wieder
melden will. Vergessene Termine sind ebenso doof wie
zu häufiges Nerven.

Und hey: Seid zuverlässig! Wenn ihr gesagt habt, ihr
ruft am 18. um 15.00 Uhr an, dann tut das. Ihr werdet
euch wundern, wie viele Pluspunkte ihr mit dieser
simplen Tugend sammeln könnt. Und viele Konzerte
oder andere wichtige Deals kommen wirklich nur des-
halb nicht zustande, weil einer der beiden Partner sich
nicht an terminliche Absprachen hält.

Auch „Notizen“-Feld für Gesprächsnotizen oder per-
sönliche Denk-dran-Zettel nicht vergessen.

Eure Veranstaltungsverträge könnten ebenfalls prima
über eine Datenbank administriert werden.

Zur Not tut‘s auch eine Outlook-Datei, aber da habt ihr
nicht so viele Möglichkeiten der Feldeingaben. Und
spätestens bei den Verträgen geht‘s mit Outlook nicht
mehr.

Welche Daten archivieren?

Im Folgenden ein paar Anregungen, was von wel-
chen Partnern über das bisher Genannte hinaus
wissens- und merkenswert sein könnte. Fischt euch
einfach das heraus, was ihr für sinnvoll haltet und
ergänzt selbst:

Veranstalter/Venues: Geeignet für welche Musik-
stile, Live-Musik an welchen Wochentagen (wichtig
für Tourneeplanung), Publikumskapazität, durch-
schnittliche Eintrittspreise, Gagenhöhen und Arten
der Deals, bei Festivals usw.: Termine, Material ge-
schickt am, wann schon dort gespielt zu welchen
Konditionen, PA vorhanden?, Raumbesonderhei-
ten, die für euch wichtig sind...

Medienpartner: Hierzu gehören Printmedien bzw.
Journalisten, Radiosender und -redakteure, TV-
Sender und -redakteure, Online-Medien und -re-
dakteure: Art des Mediums (z. B. Musikzeitschrift,
Jugendzeitschrift, Stadtmagazin, Tageszeitung,
Fanzine, TV-Sender, Radiosender, Online-Medium,
Podcast, Blog...), überregional oder regional rele-
vantes Medium? Für welche Musikrichtungen inte-
ressant? Erscheinungshäufigkeit und -termin, Auf-
lagenhöhe bzw. Reichweite, für euch interessante
Ressorts oder Redaktionen, Redaktionsschluss z. B.
für Tourdaten, Reviews/Rezensionen möglich?

Bei Radio-Sendern: Wann auf Sendung? Eigenes
Musikformat oder wird Mantelprogramm eines
übergeordneten Senders übernommen? Interviews
möglich? Name der Sendungen, in denen Musik-
einsätze möglich sind, auch Live-Bands im Studio
oder nur Musik von Konserve? Macht der Sender
auch Live-Events? Werden Honorare gezahlt (die
Öffentlich-Rechtlichen Fernsehsender zahlen in der
Regel, wenn Bands ins Studio eingeladen werden)?
Werden Veranstaltungshinweise gesendet?

Sonstige Businesspartner: Dazu gehören Agenturen,
Tourneeveranstalter, Musikverlage, Tonträgerfirmen,
freie Promoter, Lieferanten, Berater,
Dienstleister, Fans ..., eben alle, die oben nicht ge-
nannt wurden. Ein paar Stichworte, die nicht auf
alle der genannten Gruppen zutreffen. Aber wenn
es zutrifft, ist es gut, das über diese Businesspartner
zu wissen:

• Für welche Bands arbeitet die Firma? Also für
  Bands welcher Musikrichtungen, Größenordnung
  im Sinne kommerziellen Erfolgs, Nationalität. Bei
  welchen Tonträgerfirmen sind diese Bands unter
  Vertrag?

• Für wie viele Bands arbeiten insgesamt wie viele
  Mitarbeiter? Das lässt Rückschlüsse darauf zu, wie
  intensiv sich der einzelne Mitarbeiter im Falle einer
  Zusammenarbeit auf die Arbeit für eure Band kon-
  zentrieren kann.



• Arbeitet die Firma international, bundesweit
  oder regional begrenzt?

• Seit wann gibt es diese Firma? Das lässt ver-
  schiedene Rückschlüsse zu: Wie dicht ist das Netz
  der Geschäftskontakte dieser Firma? Wie viel Erfah-
  rung hat das Unternehmen in seinem Business? Ist
  es erfolgreich?

In welchen Bereichen ist das Unternehmen tätig?
Im Musikbusiness ist es oft so, dass eine Company
z. B. als Booking-Agentur, Management und Musik-
verlag tätig ist. Das lässt Rückschlüsse darüber zu,
inwieweit eine Ausweitung einer möglichen Zu-
sammenarbeit später denkbar ist, ob und wie gut z.
B. eine Agentur euch auch in anderen Bereichen eu-
res Artist Developement behilflich sein kann oder
nicht.

Gesprächsmemos: Wenn ihr geschäftliche Gespräche
führt, egal ob untereinander oder mit Dritten, soll-
te sich immer jemand die Mühe machen, zumindest
stichwortartig das Wichtigste zu protokollieren. Diesen
Zettel hebt ihr dann so auf, dass ihr ihn jederzeit wie-
derfindet. Es passiert dann nicht mehr dauernd, dass je-
mand sagt: „Das hatten wir aber anders abgesprochen.“
oder: „Darüber haben wir doch noch gar nicht geredet,
oder?“. Spart ‚ne Menge Ärger, auch wenn‘s Mehrarbeit
ist. Macht außerdem bei jedem einen professionellen
Eindruck. Nach Themen oder Gesprächspartnern oder
nach Datum sortieren.

Ideen-Sammel-Stelle: Oft hat man nach dem fünften
Bier die witzigsten Ideen für Promotion, Image, Outfit
oder sonst was, von denen etwa zwei Prozent nüchtern
dann immer noch gut sind. Vieles kann man nicht gleich
umsetzen. Notieren, sammeln, damit ihr die Ideen bei-
zeiten abrufen oder von ihnen ausgehend weiterspinnen
könnt.

Apropos sammeln: Sicher bekommt auch ihr ab und
an Werbung von PA-Firmen, Musikmessen, Literatur
über Musik, Versicherungen... zugeschickt. Man neigt
dazu, das alles gleich wegzuwerfen, weil man im Mo-
ment nichts damit anfangen kann oder nicht weiß, wo-
hin damit. Oft könnte man genau dieses Angebot dann
später gut gebrauchen und findet die Firma auch per
Googlen nicht gleich wieder. Also: Vielleicht doch nicht
alles gleich wegschmeißen, sondern in einem Kartön-
chen oder gar einem Ordner sammeln.